계약 업무 가이드: 담당자가 알아야 할 프로세스와 자동화 포인트

계약서 한 장이 완성되기까지 얼마나 많은 손을 거치는지 세어본 적 있으신가요?

초안을 작성하고 내부 검토를 요청하고 수정 의견을 반영하고 서명을 받고 어딘가에 보관하는 과정.

이 흐름이 매달, 매주, 때로는 매일 반복됩니다. 그리고 그 과정에서 크고 작은 병목이 생깁니다.

계약 업무를 담당하는 분이라면 공감하실 겁니다.

계약 업무, 어느 팀의 이야기인가요

계약 업무는 법무팀만의 일이 아닙니다. 다양한 부서에서 계약서를 직접 다룹니다.

• 법무팀: 계약서 검토, 리스크 조항 식별, 법적 유효성 확인
• 구매팀: 공급업체와의 물품공급계약, 서비스 계약 체결
• 인사팀: 근로계약서, 비밀유지계약(NDA), 프리랜서 위탁계약
• 마케팅팀: 대행사 계약, 광고 계약, 콘텐츠 제작 위탁
• 경영지원팀: 임대차 계약, 시설 관리 계약

계약서의 종류는 부서마다 달라도 공통적으로 겪는 불편함이 있습니다.

검토 요청이 묻히거나 수정 버전이 뒤밖이거나 서명을 받는 데 예상보다 오래 걸리거나 과거 계약서를 다시 찾기 어려운 상황들이 그렇습니다.

계약 업무의 공통 프로세스

계약서가 달라도 업무의 흐름은 큰 틀에서 같습니다.

작성하고 검토하고 서명하고 보관하는 네 단계로 이뤄져 있습니다.

그런데 이 네 단계는 계약 건수가 늘어날수록 부담이 커집니다.

반대로, 각 단계에서 반복되는 작업을 자동화하면 그만큼 업무 시간과 리소스를 줄일 수 있습니다.

계약 업무 자동화 가능 범위는?

계약 업무에서 자동화할 수 있는 영역은 생각보다 넓습니다.
작성·검토·서명·보관, 각 단계마다 반복되는 작업이 있고 그 작업들이 자동화의 대상입니다.

작성 자동화: 매번 처음부터 쓰지 않아도 됩니다

기업마다 자주 사용하는 계약서 유형이 있습니다.

표준 템플릿을 만들어두면 매번 처음부터 작성할 필요 없이 필요한 부분만 채워 넣으면 됩니다.

최근에는 AI가 상황에 맞는 조항을 제안하거나 초안을 생성해주는 기능도 활용되고 있습니다.

검토 자동화: 놓치는 조항 없이 빠르게

계약서 검토는 세심함이 필요한 작업입니다.

동시에 반드시 확인해야 할 항목들이 정형화되어 있기도 합니다.

필수 확인 항목을 체크리스트로 자동 점검하거나, AI가 독소조항과 리스크 조항을 식별해 검토 시간을 단축할 수 있습니다.

서명 자동화: 출력과 스캔 없이

전자서명을 활용하면 출력·날인·스캔·발송으로 이어지는 물리적 절차를 없앨 수 있습니다.

상대방이 원격지에 있어도 빠르게 서명을 완료할 수 있고, 서명 이력도 시스템에 자동으로 기록됩니다.

보관·관리 자동화: 찾기 쉽고 놓치지 않도록

서명이 완료된 계약서는 시스템에 자동 저장되고, 만료일과 갱신일을 미리 알림으로 받을 수 있습니다.

계약서를 찾기 위해 드라이브를 뒤지거나 만료일을 엑셀로 관리하는 방식에서 벗어날 수 있습니다.

우리 팀 계약 업무, 어디서 막히고 있나요

지금 담당하고 있는 계약 업무를 떠올려 보세요.

작성·검토·서명·보관 네 단계 중 어디에서 가장 시간이 걸리고, 어디에서 실수가 생기나요.

검토 요청을 보냈는데 며칠째 답이 없다면 검토 단계가 병목입니다.

완료된 계약서를 찾는 데 시간이 걸린다면 보관 체계가 문제입니다.

서명 하나를 받기 위해 출력과 스캔을 반복하고 있다면 서명 프로세스를 개선할 여지가 있습니다.

막히는 지점이 어디든, 그 단계부터 먼저 개선하는 것이 현실적인 시작입니다.

로폼비즈니스는 어느 단계부터 도입하더라도 기존 업무 흐름에 자연스럽게 연결됩니다.

하림그룹, SM·JYP엔터테인먼트 자회사 등 다양한 업종의 기업들이 각자의 병목 지점에서 로폼비즈니스를 시작했습니다.

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